Відкриваємо event-агентство: бізнес-план

На думку експертів, криза відпускає українців. А значить, багато стали охочіше витрачатися на важливі свята – дні народження, ювілеї весіль, випускні дітей. Крім приватних заходів, в моді також фестивалі, освітні проекти. І якщо є попит на розваги, логічно, що підприємці замислюються про те, як закріпитися в цьому сегменті. "Можливість є, але конкуренція велика. Багато event-менеджерів володіють невеликим досвідом організації заходів, тому якість послуг часто кульгає. Так що якщо людина хоче запустити event-агентство, вона повинна розуміти, що потрібно розробити унікальний продукт, який буде популярний. А ще не варто розпорошуватися, пропонуючи організацію і весіль, і похорону – адже універсальність відлякує клієнтів, які вважатимуть агентство непрофесійним. Як бачимо, в цих умовах місце під сонцем знайде той, хто вміє креативити і спілкуватися з людьми", – упевнений глава Асоціації франчайзингу Андрій Кривонос. "Сегодня" вивчила тонкощі запуску event-агентства в Києві і дізналася про всі труднощі, пов'язаних з цим.

1. Опис проекту

Відкриваємо в Києві event-агентство "Світ щастя". Займемося організацією приватних заходів – весіль, дитячих свят, зустрічей однокласників. Зробимо ставку і на діловий сектор – замовників, що працюють в малому і середньому бізнесі. Для клієнтів будемо універсальними: зможемо весело провести і традиційний вечір в ресторані, і виїзну весілля у озера або в горах. Такі немасові заходи затребувані в столиці, тому зможемо вийти в нуль за 7-8 місяців.

Деокупація півдня країни – як українські військові відвойовують території

Заборона на пересування країною для військовозобов'язаних – всі деталі

Ракетні удари по мирних українськиих містах - липень 2022

Ядерний тероризм Росії

2. Стартовий капітал

Спочатку потрібно вкластися в оргтехніку: 2-3 ноутбука, сканер, принтер, ксерокс, модем-роутер, 2-3 мобільних телефони (всього 70-80 тис. грн). Крім того, потрібно закупити меблі: як мінімум потрібні 2-3 столи зі стільцями, шафа-стелаж, сейф для документів (20 тис. грн). Професійне обладнання (звук, світло) для проведення заходів купуватимемо в міру розкручування бізнесу, а спочатку краще брати його в оренду йди користуватися послугами субпідрядників.

РАЗОМ: 90—100 тис. грн.

3. Поточні витрати

Тут потрібно врахувати оренду невеликого офісу в торговому або бізнес-центрі неподалік від метро. Якщо зняти 10-15 кв. м на Позняках, доведеться платити близько 5-7,5 тис. грн на місяць. Ще 2000 грн закладемо на оплату електрики, охорони та ін. Разом: 9,5 тис. грн.

КОМАНДА. На старті знадобиться менеджер з продажу (буде шукати клієнтів) і проект-менеджер (займеться організацією заходів). Запропонуємо ставку в 6-8 тис. грн в залежності від досвіду, бази контактів. Також вони будуть отримувати відсоток від замовлення. А ще нам потрібна прибиральниця (раз в тиждень – ставка 1200 грн). Власник бізнесу (ставка 8-10 тис. грн) буде займатися залученням клієнтів, рекламою, контролем поточних процесів, вести бухгалтерію тощо. Разом: 27,2 тис. грн.

РАЗОМ: 36,7 тис. грн.

4. Маркетинг, реклама

Розробка сайту-візитки, де буде портфоліо з фото і контакти, обійдеться в 15 тис. грн. Також вкладемося в домен, хостинг і техпідтримку терміном на рік (5000 грн). А ще створимо профілі в соцмережах "Інстаграм", "Пінтерест", "Фейсбук" – тут просуваємо проект безкоштовно. І звичайно, надрукуємо візитки.

РАЗОМ: 20 тис. на старті і 2 тис. на місяць.

5. Окупність проекту

В кожному замовленні близько 70% фінансування буде йти на поточні витрати: оренда приміщення, техніки, дизайн-штучок; оплата праці артистів, офіціантів тощо. Виходячи з цього, можна оцінювати окупність event-агентства. При середній вартості проведення дитячого свята (розважальна програма з 2-3 артистами, святкова вечеря, торт і ін.) в 10-15 тис. грн агентству залишається десь 4500 грн. Якщо проводити по 3 таких заходи в тиждень, на місяць заробимо 54 тис. грн. Звідси мінусуємо поточні (36,7 тис. грн) і рекламні (2 тис.) витрати (всього 38,7 тис.) – залишається 15,3 тис. грн. З урахуванням стартових (100 тис. грн) і рекламних (20 тис.) витрат (всього 120 тис.), розуміємо: наш проект окупиться за 7-8 місяців. Залишаються ризики у вигляді низьких сезонів і валютних коливань, але їх можна мінімізувати залученням сімейної та бізнесової клієнтури, а також стягненням передоплати за послуги.

Шукайте власне покликання

Щоб домогтися успіху в організації заходів, експерти рекомендують сфокусуватися на певному напрямі, щоб стати в ньому професіоналом. "У цей бізнес, як правило, приходять з двох сфер – з самозайнятості та великих компаній. У першому випадку це можуть бути провідні заходів, які провели кілька свят і вже вважають, що доросли до створення event-агентства. У другому випадку мова йде про начальників культурних або освітніх відділів деяких корпорацій. У якийсь момент ці менеджери можуть звільнитися і піти на вільні хліби, тобто зайнятися організацією заходів – від тренінгів до ювілеїв", – уточнює Андрій Кривонос.

ВИБРАТИ ФОКУС. Говорячи про спеціалізацію в event-бізнесі, експерт також відзначає, що можна зайнятися або проектним менеджментом, або субподрядництвом. І цей вибір залежить від особистих якостей і сильних сторін підприємця. Так, якщо людина володіє високими комунікаційними навичками, їй пряма дорога в проектні менеджери або менеджери з продажу. "Така людина легко знаходить спільну мову з незнайомцями, тому може і нового клієнта знайти, і налагодити роботу з підрядниками, які займаються нішевими послугами – приготуванням страв, розвагами, установкою техніки тощо. І її завдання в event-бізнесі може фокусуватися на пошуку клієнтів і безпосередньо на організації заходів для цих замовників", – говорить Кривонос. Якщо ж товариськості підприємцю не вистачає, то йому можна звести спілкування з незнайомими людьми до мінімуму. І тут допоможе роль нішевого субпідрядника. "Це зручно тим, що субпідрядник може не продавати свої послуги самостійно. Наприклад, можна налагодити відносини з адміністраторами ресторанів, які при проведенні у них великих заходів будуть рекомендувати послуги продавця куль або квітів. Це взаємовигідна співпраця, адже субпідрядник отримує замовлення, а адміністратор – винагороду у вигляді відсотка", – коментує Кривонос.

Пам'ятаємо про просування і ризики

Успіху в event-бізнесі не досягти і без грамотного просування, кажуть учасники ринку. Тому важливо активно розповідати про своє агентстві в інтернеті. "Тут буде корисно створити сайт-візитку, сторінки в соцмережах. І, звичайно ж, потрібно гарне портфоліо з фото і відео", – говорить Кривонос. Але яким би розкрученим не був сайт агентства, це не допоможе створити прибутковий бізнес, якщо послуги неякісні. А все тому, що сарафанне радіо працює як в мінус, так і в плюс, тому його потрібно використовувати по повній програмі, вважає співвласник весільного агентства Олександра Дергоусова. "У будь-якому бізнесі потрібно вкладатися в рекламу – як на початку роботи, так і вже пропрацювавши на ринку. Справа в тому, що клієнти дізнаються про новий агентстві з особистих рекомендацій і з інтернету. Отже, корисно робити упор на ці канали просування, – радить Олександра. – Можна використовувати і нестандартні піар-ходи або акції, які покажуть масштаб можливостей агентства, але це не завжди дозволяє достукатися саме до цільової аудиторії. Хоча якщо є бажання зайнятися організацією великих міських свят, нестандартність – хороший старт". Також експерти кажуть, що просувати агентство можна через особисту презентацію на тусовках і в інтернеті. "Корисно бути учасником професійної тусовки, адже нові зустрічі та знайомства дозволяють підтримувати добрі зв'язки. А ще можна позиціонувати себе як експерта в конкретній галузі. Для цього можна завести відеоблог і знімати для нього корисне відео раз-два в тиждень – це підвищує впізнаваність", – каже Андрій Кривонос.

Але яким би ефективним не було просування event-агентства, пригальмувати бізнес можуть ризики. Йдеться, зокрема, про низькі сезони. "Наприклад, весілля в основному популярні влітку і восени. І для нівелювання цього ризику краще націлюватися на кілька варіантів приватних клієнтів. Наприклад, можна займатися не тільки організацією весіль, а й днів народжень або зустрічей однокласників", – рекомендує Кривонос. А Олександра Дергоусова нагадує про ризики у вигляді валютних коливань. "Оскільки кращі агентства можуть використовувати в своїй роботі кращі складові свята, іноді важко знайти потрібні деталі для декору або текстиль, і немає вибору, окрім як замовляти у підрядників за кордоном. Тут фактор коливання валют включається дуже активно, особливо це стосується масштабних урочистостей, підготовка до яких починається за кілька місяців до самої дати свята. Крім того, агентства можуть організовувати заходи за кордоном. Тому валютні ризики в нашому бізнесі потрібно враховувати обов'язково і мати невеликий фінансовий запас, щоб скорегувати валютні коливання, але вчасно і якісно провести захід".

Вчимося заробляти гроші

Event-бізнес – це подієвий маркетинг, тому тут завжди є і попит, і конкуренти. Так що, вибираючи нішу, потрібно розуміти, в яких саме святкових напрямках існує стабільний попит. "Event-бізнес ділиться на різні типи заходів. Є масові, фестивальна культура. Ще є приватні події – дні народження, вечірки, дитячі свята. Не можна забувати про MICE заходи – це коли компанія виїжджає за кордон, щоб провести конференцію, збори. А ще існують спортивні заходи, нішеві, наприклад зльоти байкерів, корпоративні тощо. І всі ці напрямки вимагають конкретних зв'язків, знань", – роз'яснює власниця освітнього проекту з event-заходів Advertising School Оксана Тюпа. За її словами, такий широкий вибір напрямків в подієвому маркетингу не говорить, що у всіх нішах добре працюється під час кризи. "Наприклад, зараз компанії як і раніше економлять на корпоративних заходах, але дуже популярні різні фестивалі, освітні тренінги, адже тут можна заробляти не тільки за рахунок спонсорських коштів, а й на продаж вхідних квитків. До слова, зараз в масових святах все частіше дохід можна отримати від послуг horeca. Йдеться про продаж місць під установку точок з продажу їжі, напоїв, сувенірів. Також можна отримувати відсоток від продажу алкоголю, кульок або лежаків, якщо це якісь пляжні заходи. Коли ж мова йде про масові дитячі свята, то актуальними будуть продаж місця для стрибків на батуті та можливість катати малюків на машинках або поні", – перераховує Оксана Тюпа.

ПОРІГ ВХОДЖЕННЯ. При цьому експерти попереджають, що фінансовий поріг входжень в event-бізнес різний. Так, приватні заходи на 10 осіб вимагають мінімуму знань і стартових витрат – умовно в 10-15 тис. грн. А ось загальноміські фестивалі, розраховані хоча б на тисячу осіб, можуть тягнути вже на десятки мільйонів гривень. "Так що краще починати з приватних свят, де першими клієнтами стануть друзі, колеги та родичі. А потім вже можна йти в більш масові і дорогі сектора event-бізнесу. Крім того, приватні заходи зручні тим, що не вимагають високих фінансових вливань. Грубо кажучи, на старті можна працювати в своїй квартирі і не орендувати офіс, все обладнання брати в субпідряд, а команду шукати на аутсорсингу. Але в міру розвитку бізнесу можна вже і розширюватися", – уточнює Тюпа.

КОМАНДА. Також в цьому бізнесі важливо, хто працює в event-агенції, адже процес організації заходу повинен бути відпрацьований як годинник, щоб все в підсумку пройшло гладко. Тому в event-бізнесі важливі досвід, напрацьовані контакти з підрядниками, розуміння процесів, вважає Олександра Дергоусова. Але ще не менш важливий і підбір грамотної команди. "Потрібно розуміти, що по ідеї, варто хедхантити професіоналів, але не факт, що вони з радістю змінять свою поточну посаду на роботу в починаючого івент-агентстві. Новачки в цьому плані набагато гнучкіше і за очікуваннями від проектів, і з фінансів. Тому можна навчати і вирощувати собі співробітників", – радить Дергоусова.